Arhivare documente
Situatie de fapt:
O sucursala a unei multinationale urmeaza sa fie inchisa. In arhiva sucursalei sunt foarte multe documente, se doreste a fi distruse dupa inchiderea ei.
Intrebare:
1. Dosarele de personal si statele de salarii pot fi pastrate doar in format electronic, scanate? Obligatoriu si dosarele de personal sau doar statele de salarii?
2. Ce documente contabile ar trebui sa pastreze Compania dupa data inchiderii Sucursalei si pentru ce perioada? Se pot pastra si in format electronic/scanate?
Conform Legii arhivelor nationale, dosarele de personal se pastreaza o perioada de 75 de ani de la crearea acestora (data angajarii), documentele societatilor cu capital privat reglementate de Legea nr. 31/1990, se pastreaza 50 de ani de la crearea lor, iar documentele fiscale, se pastreaza 50 de ani de la creare.
Conform Legii nr. 195/2022, de modificare a art. 25 din Legea contabilitatii, incepand cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declaratie informativa privind impozitul retinut la sursa, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligatia legala de a depune declaratia privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate, la Agentia Nationala de Administrare Fiscala, se pastreaza timp de 5 ani.
Totodata, conform art. 25 alin. 1 din Legea Contabilitatii, registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.
Registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Cartea mare.
Potrivit Ordinului nr. 2634/2015, documentele financiar-contabile se pastreaza timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 alin. (1) – (4) din Legea contabilitatii nr. 82/1991. Aceste documente sunt cuprinse in anexa nr. 4 din ordinul mentionat.
Arhivarea fizica a documentelor se face conform prevederilor Legii Arhivelor Nationale.
Arhivarea electronica se face conform prevederilor Legii nr. 135/2007.
De mentionat aici, ca, pentru a arhiva documentele in format electronic nu este suficienta doar scanarea acestora ci, arhivarea electronica este conditionata de indeplinirea urmatoarelor cerinte:
a. semnarea documentelor in forma electronica, cu semnatura electronica extinsa a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, denumita in continuare semnatura electronica;
b. valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului;
c. depunerea cheii de criptare si decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidenta Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;
d. transmiterea informatiilor prevazute la art. 8 alin. (2) din legea nr. 135/2007.
Astfel, documentul in forma electronica ce indeplineste conditiile prevazute mentionate mai sus, este semnat electronic de catre administratorul arhivei electronice, cu semnatura electronica, in care se atesta si faptul ca documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotararii titularului dreptului de dispozitie asupra documentului. Documentul in forma electronica, astfel identificat, este arhivat in locatia stabilita de administratorul arhivei electronice.
Iar, la art. 8 alin. 2 din Legea nr. 135/2007, se prevede ca, administratorul arhivei electronice va atasa pentru fiecare document in forma electronica arhivat, o fisa in forma electronica, ce va contine cel putin urmatoarele informatii:
a. proprietarul documentului in forma electronica;
b. emitentul documentului in forma electronica;
c. titularul dreptului de dispozitie asupra documentului;
d. istoricul documentului in forma electronica;
e. tipul documentului in forma electronica;
f. nivelul de clasificare a documentului in forma electronica;
g. formatul digital in care este arhivat documentul in forma electronica;
h. cuvintele-cheie necesare identificarii documentului in forma electronica;
i. elementele de localizare a suportului fizic;
j. identificatorul unic al documentului in forma electronica, in cadrul arhivei electronice;
k. data emiterii documentului;
l. data arhivarii;
m. termenul de pastrare a documentului.
In concluzie:
La intrebarea nr. 1, raspunsul este:
Dosarele de personal se pastreaza o perioada de 75 de ani de la crearea acestora, iar statele de salarii se vor pastra timp de 5 ani, conform legii nr. 195/2022 incepand cu data de 01.01.2023.
La intrebarea nr. 2, raspunsul este:
Documentele contabile ce trebuie pastrate sunt:
- Registrele de contabilitate obligatorii, si anume: Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Cartea mare, o perioada de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite;
- Documentele financiar-contabile se pastreaza timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 alin. (1) – (4) din Legea contabilitatii 82/1991. Aceste documente sunt cuprinse in anexa nr. 4 din ordinul mentionat, si anume:
1. Nota de receptie si constatare de diferente
2. Bon de predare, transfer, restituire
3. Bon de consum
4. Bon de consum (colectiv)
5. Lista zilnica de alimente
6. Dispozitie de livrare
7. Fisa de magazie
8. Lista de inventariere
9. Lista de inventariere
10. Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice)
11. Chitanta
12. Chitanta pentru operatiuni in valuta
13. Dispozitie de plata/incasare catre casierie
14. Borderou de achizitie
15. Borderou de achizitie (de la producatori individuali)
16. Decont pentru operatiuni in participatie
17. Ordin de deplasare (delegatie)
18. Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale)
19. Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe)
20. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale)
21. Nota de debitare-creditare
22. Fisa de cont pentru operatiuni diverse
23. Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei)
24. Decizie de imputare
25. Angajament de plata
Atat statele de salarii cat si dosarele de personal, sau documentele si registrele contabile pot fi arhivate fie fizic, fie electronic functie de procedura aleasa de angajator si resursele financiare avute, cu respectarea prevederilor si conditiilor impuse de cele doua legi: Legea 16/1996 si Legea 135/2007. Totusi, trebuie precizat ca documentul electronic are valoare de original doar in format electronic, nu si fizic.
Reglementare:
- Legea arhivelor nationale nr. 16/1996
- Legea contabilitatii nr. 82/1991
- Legea nr. 135/2007
Acest răspuns vă este util?
Vă rugăm să ne lăsați o recenzie pe google:
Mulțumim!
Articol scris de catre Mariana Bunta, in data de 5 iulie 2022.
Pot spune despre mine că domeniul resurselor umane și activitățile adiacente acestuia reprezintă un real interes și pasiune, acest lucru dovedindu-se și din experiența de peste 17 ani pe care o am în acest domeniu, mai ales în firme de producție sau în firme de contabilitate.
