Chat GPT pentru codul CAEN 6920. Cum să îl folosești smart în afacerea ta?
Cei care conduc afaceri au nevoie de specificitate. Informațiile generale lansate în spațiul de afaceri nu sunt întotdeauna utile. Utilizarea chat GPT trebuie să fie customizată, indiferent de domeniul în care acesta este folosit. Mai ales dacă discutăm despre domenii în care informațiile nu trebuie luate ,,de-a gata”, cum este, de exemplu, domeniul financiar-contabil. Dacă deții o afacere cu domeniul de activitate Activități de contabilitate și audit financiar; consultanță în domeniul fiscal și vrei să utilizezi chat GPT pentru eficientizarea muncii care uneori este real copleșitoare, te afli la locul potrivit. În ultima perioadă am conturat pentru tine materiale individualizate care să te ajute să utilizezi eficient chat GPT.
Dacă îți derulezi activitatea în domeniul contabilității și a consultanței financiare, știi deja cât de important este să fructifici toate instrumentele moderne care apar în lumea digitală. Cel mai probabil deja ai utilizat inteligența artificială pentru a-ți desfășura activitatea financiar-contabilă. De cele mai multe ori însă cei care utilizează aceste instrumente nu cunosc pe deplin regulile în ceea ce privește o utilizare corectă, potrivită și fără compromisuri. Din acest motiv, am conturat pentru antreprenori seria minighidului de îndrumare pentru utilizarea potrivită a acestor metode în practica financiar-contabilă și fiscală și nu numai.
În general, companiile de contabilitate au un tipar clar al muncii derulate în cadrul acestora. Discutăm astfel despre atenție legată de conformare legislativă și fiscală, corectitudine a înregistrărilor contabile, respectarea riguroasă a termenelor limită și relaționarea constantă cu clientul. Aceste aspecte definesc mare parte din activitatea unui cabinet de contabilitate sau a unei companii cu codul CAEN 6920. Ce trebuie să știm de la bun început este faptul că inteligența artificială în contabilitate nu este supremă. La acest moment, există anumite neconcordanțe cu privire la utilizarea chat GPT în soluționarea spețelor de natură financiar-contabilă, în sensul în care, acesta poate da anumite rateuri raportat la un mod de lucru aproape de gândirea unui profesionist contabil. Trebuie să ne gândim la faptul că un contabil are 2 atuuri principale în derularea muncii uzuale: raționament profesional și experiență.
Totuși, nu acestea sunt aspectele care fac ca un business de contabilitate să aibă continuitate. Unul dintre pilonii de susținere a afacerilor ce își derulează activitatea sub cupola codului CAEN 6920 este reprezentat de portofoliul de clienți, iar aici discutăm deja despre menținerea unei relații de parteneriat de cursă lungă cu aceștia.
Toate instrumentele digitale au venit real în ajutorul unei companii ce își derulează activitatea în spectrul contabil și al consultanței financiare. Fie că discutăm despre Excel, instrumente de editare text sau aplicații de întocmire a unui instrument de plată. Nu a existat excepție pe direcție aplicabilității reale a acestora în viața contabilului. Inteligența artificială trasează alte căi ale eficienței.
Una dintre cele mai mari provocări ale unui contabil actual este organizarea. În mormanul de documente, multitudinea de modificări legislative și toate termenele limită care presează, cele mai eficiente soluții gândite pentru organizare pot fi fi cele mai bune instrumente sau arme din arsenalul contabilului. Vestea bună este că toate aceste instrumente moderne care apar în lumea digitalului salvează contabilul de la haos. Veste mai puțin plăcută este că acestea se pot transforma în arme letale de calibru ,,digital” dacă nu știm să le utilizăm smart. Cu alte cuvinte, ele ne pot și încurca nu doar ajuta. Depinde de modul în care noi reușim să gestionăm aceste instrumente.
Apariția în peisajul de afaceri a lui chat GPT este un aspect de care contabilii pot profita. Totuși, nu poate fi oricum și în orice circumstanță utilizat. Una dintre cele mai corecte direcții în ceea ce privește utilizarea instrumentului chat GPT este legat de sfera organizării. Cu alte cuvinte, acesta te poate ajuta să te organizezi mai eficient. Practic, te ajută să iei o gură de aer și să nu te mai trezești în data de 25 într-un haos care te debusolează total și care poate să maximizeze șansele de a greși. Nu calculele sunt cele care te presează, nici măcar termenele limită, ci lucrurile mici, repetitive care apar zilnic și care se finalizează cu un termen limită: documente financiar-contabile care trebuie predate clientului, verificări care trebuie realizate lunar, situații care trebuie comunicate trimestrial.
În absența unui sistem extrem de bine definit, poți ajunge real să pierzi șirul. Și unii contabili chiar ajung în acest punct al unui haos în documente, termene limită și informații. Și atunci muncesc mai mult pentru a readuce ordinea. Chiar dacă profesioniștii contabili au o capacitate extraordinară de memorare a informațiilor, totuși, uneori și ei pot pierde șirul.
Dacă ești conducătorul unui business în sfera contabilității și a consultanței financiare, trebuie să te informezi cu privire la maniera potrivită de utilizare a instrumentului chat GPT pentru afacerea ta. Nu există o rețetă perfectă de utilizare sau un ghid customizat pentru fiecare afacere. De aceea, este responsabilitatea ta în calitatea de conducător al proceselor organizaționale să mapezi sau să te raportezi corect la tot ceea ce presupune utilizarea acestui instrument în munca ta de zi cu zi.
Una dintre principalele activități repetitive ale unui contabil este cea de verificare. După un proces complex de introducere a datelor și prelucare a acestora, contabilul trebuie să se asigure de corectitudinea datelor generate. De aceea, unul dintre cele mai utilizate instrumente de verificare este reprezentat de lista de verificare.
Cum îți poți eficientiza timpul cu liste de verificare conturate de chat GPT(opens in new tab)?
Listele de verificare pentru un contabil sunt extrem de importante. Acestea fac diferența dintre haos și control informațional. Poate părea un document banal, însă este extrem de important pentru un contabil. Când ai foarte multe de gestionat într-un timp extrem de scurt, lucrurile pot părea real complicate. În acest context, poți să îți pierzi ușor claritatea. De aceea, listele de verificare sunt un pilon important pentru a te asigura că ceea ce faci în contabilitate este corect.
De ce ai nevoie de centralizatoare de verificare?
Cele mai multe operațiuni sau procese în contabilitate sunt repetitive. Asta înseamnă cu urmezi lunar aceleași etape și aceeași pași. Fără să pui toate aceste aspecte pe hârtie, există riscul să omiți aspecte extrem de importante. De exemplu, când verifici dacă ai înregistrat toate documentele aferente unei perioade de referință, nu este suficient să știi doar că le-ai înregistrat pe toate. Acest aspect trebuie să fie verificat pe baza unei liste în cadrul căreia să se realizeze punctajul dintre ceea ce figurează în calculator și ceea ce cuprinde lista centralizatoare a facturilor primite de la furnizori sau jurnalulul de cumpărări.
Exemple de centralizatoare de verificare. La ce se referă de fapt o listă de acest tip?
Dacă nu îți vin în minte exemple de liste centralizatoare iată câteva dintre acestea: ne putem gândi la liste pentru verificarea facturilor primite înregistrate. Chiar dacă acestea sunt cel mai frecvent preluate din cadrul RO e-factura și importate în softul de contabilitate, nu strică o altă cheie de verificare pe baza acestor liste. Astfel, vom verifica facturile intrate în sistem cu cele care sunt înregistrate de noi în contabilitate.
O altă listă de verificare este reprezentată de modul de corelare dintre declarațiile depuse de către companie și vectorul fiscal. Adică, la finele fiecărei perioade de referință trebuie să ne asigurăm de faptul că am depus toate declarațiile aferente vectorului fiscal. Listele de verificare a plafoanelor în sensul încadrării acestora sau depășirii lor reprezintă un al mod de asigurare asupra corectitudinii derulării proceselor financiar-contabile și fiscale.
Pentru a pune pe hârtie o listă de verificare, trebuie să vizualizezi complet procesul. Cu alte cuvinte, trebuie să cunoști fiecare detaliu al acestuia, și orice componentă critică. Doar cei implicați real în derularea procesului pot să participe la conturarea acestor liste pentru a crește gradul de corectitudine a acesteia și de relevanță practică.
În mod normal, să creezi o listă de verificare înseamnă să investești timp în primul rând pentru a înțelege procesul și apoi pentru a întocmi efectiv lista.
Un lucru pe care deja îl cunoști despre chat GPT este faptul că acesta are nevoie de cât mai mult context pentru a returna cele mai relevante rezultate. Deci, înainte să soliciți să îți contureze o listă de verificare, este nevoie de multe informații suplimentare pe care să le înțeleagă pentru a contura o listă corectă, relevantă, aplicativă pentru afacerea ta. Ce îți oferă chat GPT în acest sens:
- Structură a informației;
- Pași necesari;
- Ordine logică;
- Verificare rapidă și sigură.
În cele ce urmează vom vizualiza modul de lucru al chat GPT pentru conturarea unei liste de verificare pentru facturile înregistrate în cadrul sistemului informatic de contabilitate. Iată mai jos câteva situații concrete:
Situația 1: Conturare listă pentru verificare facturi de intrare în contabilitate
Prompt: generează o listă de verificare pentru toate facturile de intrare înregistrate în cadrul softului de contabilitate pentru a mă asigura că am înregistrat correct și complet operațiunile. Include toți pașii necesari, în ordine logică.
Vom introduce promptul în chat GPT și vom aștepta rezultatul. Iată mai jos răspunsul lui chat GPT.
Listă de verificare (Checklist) pentru înregistrarea corectă și completă a facturilor de intrare în softul de contabilitate
Această listă de verificare poate fi utilizată înainte de validarea definitivă a fiecărei facturi de intrare, pentru a reduce riscul erorilor contabile și fiscale.
- Verificarea documentului justificativ
☐ Factura este lizibilă și completă.
☐ Furnizorul este identificat corect.
☐ Factura conține număr și serie.
☐ Data emiterii este corectă.
☐ Data livrării/prestării este menționată (dacă diferă de data facturii).
☐ Factura respectă cerințele legale obligatorii.
☐ Există anexele necesare (aviz, proces-verbal, contract, comandă etc.), dacă sunt aplicabile.
- Verificarea furnizorului
☐ Furnizorul există deja în nomenclator.
☐ Dacă este furnizor nou, datele au fost introduse complet.
☐ Denumirea este corectă.
☐ Codul fiscal (CUI/CIF) este corect.
☐ Adresa este actualizată.
☐ Contul bancar este corect (dacă este necesar).
☐ Regimul de TVA al furnizorului este verificat.
- Introducerea datelor generale ale facturii
☐ Numărul facturii este introdus corect.
☐ Data facturii este corectă.
☐ Scadența este corect calculată.
☐ Moneda facturii este selectată corect.
☐ Cursul valutar este introdus corect (pentru facturile în valută).
☐ Explicația operațiunii este completată.
- Verificarea articolelor din factură
Pentru fiecare poziție:
☐ Denumirea este corectă.
☐ Cantitatea este corectă.
☐ Unitatea de măsură este corectă.
☐ Prețul unitar este corect.
☐ Reducerile comerciale sunt introduse corect.
☐ Valoarea fără TVA este corectă.
☐ Cota de TVA este corectă.
☐ TVA-ul calculat este corect.
- Încadrarea contabilă
☐ Contul contabil de cheltuială/imobilizare/stoc este corect.
☐ Contul furnizorului este corect.
☐ Analiticele sunt selectate corect.
☐ Centrele de cost sunt completate (dacă se utilizează).
☐ Proiectele sau departamentele sunt asociate (dacă este cazul).
- Verificarea TVA
☐ Regimul TVA este selectat corect.
☐ TVA deductibilă este încadrată corespunzător.
☐ TVA nedeductibilă este tratată corect (dacă există).
☐ Taxarea inversă este aplicată corect (dacă este cazul).
☐ Achizițiile intracomunitare sunt tratate corespunzător.
☐ Importurile sunt înregistrate conform documentelor vamale.
☐ Operațiunile scutite de TVA sunt încadrate corect.
- Verificarea valorilor
☐ Totalul bazei impozabile coincide cu factura.
☐ Totalul TVA coincide cu factura.
☐ Totalul general coincide cu factura.
☐ Nu există diferențe de rotunjire nejustificate.
- Verificarea tratamentului contabil
☐ Achiziția este înregistrată în perioada contabilă corectă.
☐ Cheltuiala este recunoscută în perioada corespunzătoare.
☐ Dacă este imobilizare, aceasta este încadrată corespunzător.
☐ Dacă reprezintă obiect de inventar, este tratată corespunzător.
☐ Dacă reprezintă stocuri, acestea sunt introduse în gestiune.
- Verificarea documentelor conexe
☐ Există comandă de achiziție (dacă este necesară).
☐ Există recepția mărfurilor/bunurilor.
☐ Există nota de recepție (NIR), dacă este necesară.
☐ Există proces-verbal de recepție pentru servicii (dacă este cazul).
☐ Factura este aprobată conform fluxului intern.
- Verificarea plății
☐ Modalitatea de plată este corectă.
☐ Scadența este corectă.
☐ Factura va putea fi reconciliată ulterior cu plata.
☐ Nu există dubluri ale aceleiași facturi.
- Verificarea fiscală
☐ Operațiunea este deductibilă fiscal.
☐ Cheltuiala este încadrată corect din punct de vedere fiscal.
☐ TVA este deductibilă conform legislației.
☐ Există eventuale limitări de deductibilitate analizate.
- Verificarea automată în soft
☐ Nota contabilă generată automat este corectă.
☐ Nu există mesaje de eroare.
☐ Nu există avertizări neanalizate.
☐ Factura apare în jurnalul de cumpărări.
☐ Factura este inclusă în decontul de TVA, dacă este cazul.
☐ Soldul furnizorului este actualizat.
- Control final
☐ Toate câmpurile obligatorii sunt completate.
☐ Valorile coincid cu documentul original.
☐ Conturile contabile au fost verificate.
☐ TVA a fost verificată.
☐ Perioada contabilă este corectă.
☐ Documentul este salvat.
☐ Documentul este validat/înregistrat definitiv.
☐ Documentele scanate au fost atașate în arhiva electronică (dacă aplicația permite).
☐ Factura poate fi identificată și urmărită ulterior în sistem.
Verificare rapidă (30 de secunde)
Înainte de validarea finală, confirmă următoarele:
☐ Furnizor corect
☐ Număr și dată factură corecte
☐ Valori identice cu factura
☐ TVA corectă
☐ Conturi contabile corecte
☐ Perioadă contabilă corectă
☐ NIR/recepție (unde este cazul)
☐ Nota contabilă verificată
☐ Fără dubluri
☐ Factura salvată și validată
Această succesiune a pașilor urmează fluxul firesc al procesării unei facturi de intrare, de la verificarea documentului justificativ până la validarea contabilă și fiscală finală, fiind potrivită ca procedură internă sau ca ghid de utilizare pentru un soft de contabilitate.
Ai putea spune faptul că lista de mai sus este prea comprehensivă și nu ai timp să faci atâtea verificări mai ales când ești presat de transmiterea declarațiilor. Tocmai aici intervine rolul tău: poți să adaptezi lista după propriile tale nevoie și dorințe. Deci, este esențială și intervenția ta pentru rafinarea rezultatelor, astfel încât acestea să fie cât mai specifice. Putem să rezumăm totul la câteva puncte pe care noi le considerăm esențiale și credem că ar fi important să le verificăm. Nu ne putem baza exclusiv pe niște răspunsuri oferite de instrumente care nu cunosc contexte largi și situații specifice.
Atenție! Aceste verificări trebuie să fie făcute de către contabil, deci nu introducem facturile în chat GPT pentru ca acesta să realizeze verificările respective. În acest context, pierdem controlul asupra aspectului legat de protecția datelor clientului, care este un subiect destul de complex în contextul utilizării instrumentelor de inteligență artificială.
Listele de verificare sunt un punct cheie în activitatea unui contabil. Acestea nu trebuie să lipsească din rutina zilnică a fiecărui contabil. O verificare corectă te ajută ,,să te odihnești liniștit” și să fii sigur că nu ai comis anumite greșeli sau nu s-au strecurat erori care pot oricând să compromită imaginea fidelă a patrimoniului firmei.
Atunci când te gândești la un asistent digital de genul chat GPT care să te ajute punctual să realizezi o listă de verificare trebuie să știi faptul că o simplă cerință sau un simplu prompt formulat în acest sens nu este suficient. Astfel, pentru a primi cel mai bun răspuns cu privire la această listă de verificare trebuie să ții cont de: tipul de activitate vizat, scopul pentru care dorești această listă, 3 puncte esențiale de care chat GPT să țină cont și persoană căreia se adresează lista.
De ce trebuie să ții cont pentru a primi de la chat GPT liste cât mai folositoare?
1. Plusează pe detalii, nu pe chestiuni generale. Atunci când ești specific și soliciți o listă detaliată, vei avea șanse mai mari ca aceasta să se plieze într-un procent mai mare pe necesitățile tale de informare.
2. Solicită specificitate și structură. Nu te aștepta ca la solicitarea generală a unei liste de verificare să primești foarte multă specificitate. Solicită puncte clare de structură ale listelor de verificare pentru a putea avea specificitate.
3. Plusează pe aspectul aplicabilității. Solicită ca aceste listă să fie practice, adică să ofere posibilitatea de a fi utilizate de mai multe ori, nu doar o singură dată.
4. Nu te aștepta la perfecțiune. Oricât de utile pot părea listele generate cu ajutorul lui chat GPT, acestea nu sunt perfecte deoarece chat GPT nu cunoaște pe deplin contextual financiar-contabil și fiscal al companiei tale.
Iată deci 4 repere de care poți să ții cont pentru a eficientiza și mai mult comunicarea dintre tine și chat GPT pe tema listelor de verificare.
Există o serie de modalități de utilizare inteligentă a instrumentului chat GPT în cadrul companiilor ce își derulează activitatea sub cupola codului CAEN 6920. Una dintre cele mai bune direcții cu privire la utilizarea acestuia în cadrul unei astfel de activități este reprezentată de întocmirea listelor de verificare. Acesta este un instrument care nu lipsește din practica financiar-contabilă de zi cu zi. Chat GPT te poate ajuta să conturezi cele mai relevante și utile liste de verificare, liste care vor fi ulterior customizate de către tine pentru a se plia perfect pe cerințele tale de informare.
Referințe principale de informare
Rentrop & Straton Digital, Chat GPT pentru contabili, material în format digital.
Alshurafat, H. (2023). The Usefulness and Challenges of Chatbots for Accounting Professionals: Application On ChatGPT (SSRN Scholarly Paper No. 4345921). Social Science Research Network. https://doi.org/10.2139/ssrn.4345921.
Leitner-Hanetseder, S., Perkhofer, L., Frenkenberger, S., & Eisl, C. (2026). ChatGPT as digital accounting assistant: Evaluating output performance in financial accounting tasks. International Journal of Accounting & Information Management, 34(2), 330–361. https://doi.org/10.1108/IJAIM-01-2025-0017(opens in new tab).
